Wie genau sind die Wartungsprotokolle zu führen und aufzubewahren – analog (Papier) oder digital? Für wie lange? Die VDMA-Arbeitsgemeinschaft Instandhaltung Gebäudetechnik (AIG) verweist im VDMA-Einheitsblatt VDMA 24186 „Leistungsprogramm für die Wartung von technischen Anlagen und Ausrüstungen in Gebäuden“ lediglich auf die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften und Verordnungen. Welche aber sind das?
Antworten der Leser
1.
Als Planer und Sachverständige haben wir, je nach Größe der Anlage und Gewerk, ein gebundenes Buch mit leeren Seiten, aber liniert oder kariert empfohlen. Dort ist jeder Ausfall oder Störung mit Datum Uhrzeit zu notieren, welches Bauteil, wer danach was gemacht hat, z. B. Reparaturfirma mit Rapportbericht Nummer und Datum.
Das mag im elektronischen Zeiten sich wandeln, aber die Aufzeichnungen müssen über die Betriebsdauer der Geräte erhalten bleiben, nach Stichworten durchsuchbar (dann elektronisch im Vorteil). Auch die erfolgte Wartung ist zu notieren. Wir sind altmodisch und drucken eventuelle elektronischen Aufzeichnungen aus, kleben diese in das Buch. Ein mündlicher Bericht in einen PC mit Worterkennung (Dragon) wird wohl künftig häufiger verwendet werden, die sichere Speicherung und Nutzung muss dann organisiert werden.
Wenn dann bei einem richtigen Ausfall evtl. noch die Garantie läuft, sind die Aufzeichnungen ein guter Nachweis und Hilfe für eine streitfreie Garantieleistung. Dann gibt es auch evtl. spontane Verbesserungsvorschläge für künftiges Verhalten oder Betrieb der den Mangel beseitigenden Person.
Bei sehr großen Anlagen wird man das sicher anders organisieren. Aber für den Privatmann im Einfamilienhaus genügt ein kleineres Heft für alle Gewerke und Anlagen seines Hauses. Meist zusätzlich zum Ordner, in dem die übergebenen Bestandsunterlagen sind.
Ein Mindestmaßnahme ist ein Ordner mit einem Trennblatt für jedes wichtige Einheit, nach dem alle Rechnungen, Betriebsanleitungen, Reparaturbelege abgeheftet werden. Abgelegt nach Datum entweder aufwärts, das neueste oben, oder, wie bei der Justiz, das neuste unten. Bedenken: Bei einem Handbuch ist das Entfernen einzelner Seiten nicht so leicht, beim Ordner muss jede Herausnahme eines Blatts oder einer Anleitung zu einem Wiedereinlegen führen. Das absichtliche oder unabsichtliche Löschen bei elektronischer Speicherung kann ein Problem sein.
Im Schadensfall sind solche Unterlagen auch ein guter Nachweis gegenüber einer Versicherung, die vielleicht den Schaden, die regelmäßige Erhaltungsmaßnahme oder gar das Vorhandensein eines Geräts nicht anerkennen kann oder will.
Reinhard Siegismund, Bad Vilbel
Artikelnummer: cci61339
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